Pripravili ste ponudbo, porabili ure za dokumentacijo in jo pravočasno oddali, nato pa ste prejeli odločitev, da je vaša ponudba nedopustna. Zakaj se to zgodi? Namesto ugibanja smo pogledali podatke.
V ARSI smo pregledali 19.154 odločitev o oddaji javnih naročil, objavljenih od januarja do začetka novembra 2026. V 4.978 odločitvah (26 %) je naročnik vsaj eno ponudbo izločil kot nedopustno. Pri 3.129 od njih je bil razlog dovolj jasno zapisan, da smo ga lahko razvrstili. Rezultati so marsikoga presenetljivi.
Najpogostejši razlogi za izločitev ponudb
Ena odločitev lahko navaja več razlogov, zato vsota presega 100 %.
TRIJE NAJPOGOSTEJŠI RAZLOGI
Deleži med 3.129 razvrščenimi odločitvami; v eni je lahko več razlogov.
| Razlog za izločitev | Delež odločitev |
|---|---|
| Cena presega zagotovljena sredstva naročnika | 63 % |
| Ponudba ne izpolnjuje tehničnih zahtev ali specifikacij | 26 % |
| Napake ali manjkajoči podatki v predračunu oziroma obrazcih | 11 % |
| Neustrezne ali manjkajoče reference ponudnika ali kadra | 5 % |
| Zavarovanje za resnost ponudbe (bančna garancija) | 4,5 % |
| Ponudnik se ni ali se ni ustrezno odzval na poziv k dopolnitvi | 3,5 % |
| Neustrezni ali manjkajoči vzorci | 3,5 % |
| Finančna sposobnost, certifikati, dovoljenja | 3 % |
| Podizvajalci (manjkajoči obrazci ali podpisi) | 3 % |
| Razlogi za izključitev (npr. neplačane obveznosti) | 3 % |
| Neobičajno nizka cena | 1 % |
| Obrazec ESPD | 1 % |
| Prepozno oddana ponudba | 0,5 % |
1. Previsoka cena: razlog številka ena
Skoraj dve tretjini izločitev nimata nobene zveze s formalnostmi. Ponudba je bila v redu, le dražja od denarja, ki ga je imel naročnik na voljo. Po zakonu (29. točka prvega odstavka 2. člena ZJN-3) ponudba, katere cena presega naročnikova zagotovljena sredstva, ni dopustna, ne glede na to, kako dobra je sicer.
Posledice so lahko tudi širše: v skoraj 400 primerih naročilo ali sklop sploh ni bil oddan ali je bil postopek ustavljen, pri skoraj polovici med njimi prav zato, ker so bile vse ponudbe predrage.
Kako se temu izogniti:
- Preverite, ali je naročnik v dokumentaciji ali obvestilu objavil ocenjeno vrednost naročila ali višino zagotovljenih sredstev. Če je, je to vaš zgornji okvir.
- Poglejte, po kakšnih cenah so bila podobna naročila oddana v preteklosti. Odločitve o oddaji so javno objavljene in so najboljši pokazatelj, koliko je naročnik pripravljen plačati.
- Pri naročilih, razdeljenih na sklope, preverite cene za vsak sklop posebej, saj se zagotovljena sredstva pogosto določijo po sklopih.
2. Tehnične zahteve: en sam neizpolnjen parameter je dovolj
Vsaka četrta izločitev je posledica tega, da ponujeno blago ali storitev ne ustreza tehničnim zahtevam. V odločitvah pogosto beremo zelo konkretne razloge: en parameter izdelka ni dosegel zahtevane vrednosti, priložen tehnični list ni bil za ponujeni izdelek ali pa ena postavka v seznamu ni ustrezala opisu.
Kako se temu izogniti:
- Tehnične specifikacije preverite postavko za postavko in za vsako pripravite dokazilo (tehnični list, katalog, izjavo proizvajalca).
- Pazite, da se dokazila nanašajo prav na ponujeni model in da so v jeziku, ki ga zahteva naročnik.
- Če zahteva ni jasna, pravočasno postavite vprašanje na portalu javnih naročil. Odgovor naročnika postane del dokumentacije.
3. Predračun in obrazci: napake, ki jih je mogoče preprečiti
Vsaka deseta izločitev je posledica manjkajočega obrazca, nepopolnega predračuna ali popisa del. Sem sodijo tudi neizpolnjeni ali nepodpisani obrazci za podizvajalce in pomanjkljivo zavarovanje za resnost ponudbe. Te napake je najlaže preprečiti, a se kljub temu ponavljajo.
Kako se temu izogniti:
- Pred oddajo pripravite kontrolni seznam vseh zahtevanih obrazcev in dokazil ter vsakega odkljukajte.
- Predračun izpolnite v celoti: brez praznih postavk in brez spreminjanja naročnikove predloge.
- Zavarovanje za resnost ponudbe preverite še posebej natančno (znesek, veljavnost, besedilo), saj ga praviloma ni mogoče naknadno popraviti.
- Če nastopate s podizvajalci, poskrbite, da so njihovi obrazci in izjave izpolnjeni in podpisani.
Več časa za pripravo dobre ponudbe.
Naj vas ARSI pravočasno obvesti o javnih naročilih z vašega področja.
4. Poziv k dopolnitvi: priložnost, ki jo nekateri zamudijo
Naročnik lahko ponudnika pozove, da ponudbo dopolni, popravi ali pojasni, če so podatki nepopolni ali nejasni, vendar dopolnitve ne smejo spremeniti cene ali vsebine ponudbe. V 3,5 % primerov je bila ponudba izločena, ker se ponudnik na tak poziv ni odzval ali se ni odzval v roku.
Nasvet: v času, ko je postopek odprt, redno spremljajte sporočila na portalu in e-pošto, roki za odziv so pogosto le nekaj dni.
Manj pogosti razlogi za izločitev ponudb
Marsikoga skrbi ESPD obrazec ali da bo njegova cena ocenjena kot neobičajno nizka. Podatki kažejo, da je to razlog le v približno 1 % primerov. Tudi prepozno oddane ponudbe so zelo redke (0,5 %). Neplačane obveznosti do države so razlog v približno 3 % primerov. Ponudnika sicer ne izločijo, če neplačane zapadle obveznosti, ki znašajo 50 evrov ali več, poravna do roka za oddajo ponudb.
Kaj to pomeni za pripravo vaše ponudbe?
Najpomembnejše se zgodi preden začnete pripravljati ponudbo: ali je naročilo res za vas, ali lahko ponudite ceno znotraj naročnikovih sredstev in ali vaš izdelek izpolnjuje vse tehnične zahteve. Zato je tako pomembno, da za ustrezna naročila izveste pravočasno in imate dovolj časa za pregled dokumentacije.
Več o pripravi ponudbe korak za korakom preberite v našem vodniku po javnih naročilih.
Ne zamudite nobenega javnega naročila
Takojšen vpogled v vsa javna naročila – brez iskanja.
Prejemajte razpise na e-mail, filtrirane po vaši dejavnosti, regiji in CPV kodah.
3-mesečni brezplačni preizkus. Brez kartice. Brez obveznosti.
Nastavitev v manj kot 2 minutah.
